在国防部开展数字档案管理是一项新的任务，也是应用数字技术的重要环节，有助于建设现代化行政体系，及时、准确地提供信息，提升领导、指挥、管理、运行和战斗力效能。各级党委和指挥机关必须高度重视，统筹推进，确保高效落实并符合规划进度。

当今，随着科学技术的发展、第四次工业革命的深入推进以及国家数字化转型进程的加快，各领域均取得突破，拓展了新的发展空间。在这一趋势下，档案领域在管理流程和业务方式上都发生了深刻变革，正从传统纸质档案管理转向数字档案管理。做好数字档案的存储、管理和利用，将有助于构建精简、透明、现代的行政体系，为用户及时准确提供信息，提升国家在各领域的管理效能。

国防部首长检查国防部电子信息门户和档案中心数字化转型工作。图自bqp.vn

在国防部，档案是客观、准确的信息来源，真实反映了军事、国防领导指挥活动以及各机关单位乃至整个越南人民军在各历史时期的建设、战斗和发展历程。

数字档案管理的巨大优势在于：可实现多项业务自动化；保障信息安全；最大限度减少档案损坏和丢失，延长原件保存寿命；及时、准确地为军队各级领导、指挥和运行提供信息支持；保存和发挥档案的历史、军事科学与法律价值；服务研究、传统教育和军事实物文化遗产保护；加强电子文件交换和数据互联互通，减少纸质文件，提高行政改革效率，促进军事行政现代化建设。特别是，数字档案是科技化研究和总结军事国防工作的重要基础，有助于中央军委、国防部和各级指挥机关加强管理、合理配置资源、精准预测形势、科学决策，从而提升全军在新时代任务执行能力。因此，国防部推进数字档案管理是必然趋势，是战略性任务，是推动军事科技发展、创新和军队现代化建设不可或缺的重要环节。

近年来，在国家数字化转型方针指引下，中央军委、国防部及全军各级党委、指挥机关深入贯彻党和国家关于信息技术发展以及构建数字数据基础的相关决议、计划。国防部已颁布配套文件体系，推进信息技术应用、行政改革、电子政务建设和数字化转型，确保符合军事和国防任务特点。其中重点包括：军队信息与通信技术发展战略（至2025年，展望2030年）；国防部电子政务建设方案，与国家电子政务建设相结合，迈向军事数字政府；以及军队文书与档案管理相关规定等。

对于文书与档案管理工作，具体要求是：逐步从手工管理转向电子管理，从分散、独立、隔离的离散系统转向数字系统，实现互联互通、协同联动与统一管理，提高数据共享与利用能力，有效服务军事国防领域的国家管理。在此过程中，数字档案管理必须同时满足两项要求：（一）科学、现代，确保档案保存、检索、利用便利，为领导指挥提供及时服务；（二）绝对保密，防范各种泄密、入侵、破坏风险，保护军事秘密和国家秘密的安全。

国防部着力指挥、动员和利用各类资源，加强信息技术基础设施建设，以支持数字文书管理与处理工作。建设数字档案库；制定电子档案管理法规、纸质档案数字化流程和网络环境下的信息保密机制；推进国防部数据库标准化建设。建立文书管理系统与全军数字档案系统之间的数据连接与同步机制，实现统一存储和管理；大力推广电子文书的使用，提高利用效率，延长电子档案生命周期。推进军事计算机网络系统互联，以及对100%三级单位的网络安全监测与保障；全面整合并广泛应用数字签名、密码与保密技术，将其部署于全部重要信息系统和军内文书管理软件中，通过军事数据传输网络实现互联互通，高效支撑全军各级领导指挥工作。

目前，全军已建成统一、互联互通的数字档案系统，自国防部至各军区、军团、军种、兵种实现全面连接；已按《档案法》规定完成33500万余页A4档案资料的收集、分类、整理与数字化。电子环境下（军内网络）非涉密公文的数字签发、收发比例达到88.50%，涉密公文达到73.30%，由此形成了规模庞大的电子档案数据库。档案利用管理严格依规开展，每年服务五万余人次查阅研究，调阅档案资料近八十万次，有效支撑部队各项工作。多个机关单位已应用人工智能处理档案，实现文档自动识别与分类，并在涉密与非涉密公文传输中成功应用数字签名。全链条重视保密、密码与网络安全工作，在档案收集、数字化、存储与利用环节均同步部署；加强数据备份、网络系统防护、访问权限管理与安全监控，初步满足军事环境下数字档案管理的安全、保密、准确与可靠要求。由此显著提升电子文书处理、存储与交换的精准性、保密性与效率，节省大量时间与人力，减少行政程序负担。

然而，这是一项全新任务，缺乏可借鉴先例。因此，尽管取得一定成效，国防部数字档案管理工作仍存在不足与限制。其原因不仅来自技术层面，还涉及认知、法律基础、组织保障以及各级党委指挥机关与专业人员的管理能力等方面。

在当前背景下，发展科学技术、创新驱动、国家数字化转型、推进行政改革、建设数字生态体系和电子政务，被党和国家确定为推动国家富强、文明、繁荣的重要动力。在此形势下，加强科学技术应用，实现档案数字化管理与利用，在电子环境中处理行政程序和工作任务，提高军事国防管理效能，推动军队现代化建设，以适应新形势下国家防卫事业要求，已成为客观必然。为确保落实到位，需要全面推进各项内容和措施，当前重点聚焦以下方面：

一是继续深入贯彻落实党、国家、中央军委和国防部关于科学技术突破、创新发展和国家数字化转型的指示要求。重点落实政治局2024年12月22日第57号决议、政府2025年4月1日第71/NQ-CP号决议、中央军委2025年1月29日第3488号决议。主动研究、修订、完善数字档案管理制度与业务法规，严格依据2024年《档案法》。制定并实施《2025—2030年全军档案整理与数字化方案》；数字档案整理、数字化、保存和利用流程；关于电子档案管理系统标准、数字档案保存、使用与销毁规范，以及数字档案库标准、数据格式标准、元数据标准、METS编码与传输标准等指导性文件，确保全军体系的严格、统一与规范。

二是科学、统一地整理数字档案，确保保存、检索、利用便利，为指挥运行提供及时支援。全军各机关单位要主动梳理、分类和鉴定档案价值，保证整理后的档案能够满足现行档案馆或国防历史档案馆接收要求。按规程择优数字化档案，仅针对永久保存或有期限保存的档案，以及秘密、机密资料进行数字化，不对绝密档案进行数字化。电子副本必须具备法律效力、完整性与准确性，并采取密码学措施，确保快速访问与长期保存。重视合理选择数字存储设备，特别是结构、容量、传输速度、寿命、技术升级能力和配套硬件等要求。

三是建设统一、专用的全军数字档案基础设施、数据库和专业装备。职能机关应继续研究和建议在国防部数据中心标准化军事数字档案基础设施；依据保密等级和权限划分存储分区；构建专门的数字档案存储空间。发展备份数据中心和国防部数字档案库，实现集中、安全存储，并与文书管理系统同步联接。强化数字存储全过程的信息安全保障。在数据中心既有基础上部署数字档案管理软件，对数据进行加密、添加数字签名和时间戳。建立灵活的管理与运行模式，实施集中监控；扩大内部数据共享；应用国防网络安全标准；实施多层访问控制，严禁秘密与机密档案连接公共互联网或其他无密码技术防护的网络。

四是建设既“红”又“专”的数字档案人才队伍，适应数字技术环境需求。大力开展培训与能力建设，提高干部职工的数字化素养，特别是文书、保密和档案人员，提升其专业技能与在数字环境中的业务操作能力，从而高效管理、保存和利用数字档案，逐步形成军队数字档案专家队伍。除政治品质和职业道德外，还应重点培养人员的数据管理能力、数字档案组织与整理能力，以及熟练使用各类软件的技能等。将培训工作与单位数字档案实践深度结合。重视在全军各机关单位建立数字档案专职力量，并可兼任信息、文书等相关工作。同时建立合理的激励和奖励机制，吸引并留住数字档案专业人才长期稳定工作。

五是加强科技应用，提高数字档案管理质量和效益。构建自设计阶段即符合保密、安全、隐私保护要求的数字档案模式，确保与密码系统、军事数据传输网络及国家档案管理法规相适配。部署统一的数字化技术解决方案，与国家数字化转型战略、行政改革和军队数字化转型紧密衔接；建设全军数字档案管理共享的信息技术基础设施。积极研究并应用先进技术，如区块链（Blockchain）、光学字符识别（OCR）、智能字符识别（ICR）、手写识别（IWR）、人工智能（AI）集成电子文档管理系统（EDMS）、自然语言处理（NLP）、机器学习（Machine Learning）等，用于数字档案处理与管理，减少风险，确保系统安全与稳定。

国防部数字档案管理是一项重要任务，是各级党委、指挥机关及每名干部、职工、战士的共同责任，其中文书、保密与档案力量是核心与主力。全面落实该项工作，将为加快国家数字化转型、建设革命化、正规化、精锐化、现代化的越南人民军，巩固强大现代的全民国防体系，提供有力支撑，满足新时代捍卫祖国的需求。（完）

作者：国防部办公厅主任阮曰宣中将